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【業務効率化】日常業務の効率化(Windows)

皆さん、こんにちは。
今回は日常業務(Windows)での業務効率化について、ご紹介していきたいと思います。

私は過去に、6、7案件のプロジェクトを携わっていた時期があります。
この時は、メンバーも複数案件携わっており、また追加のメンバーもいるわけではなく、プロジェクトの納期は変わらずの状況で、ほとんど一人で捌かないといけない状況でした。

優先度が高い=納期が近いものから1日に使える時間を多く割いて対応していました。
例として、平日に4時間、3時間、2時間、2時間、1時間、1時間、30分といった割合で各プロジェクトタスクを対応し、さらに土日も出社といった状況が1ヵ月近く続いたこともありました。
プロジェクトの納期が重なったこともありますが、そのように対応してしまった会社側の問題が大きかったと思います。

自身の経験した中で、1、2を争うつらい状況でしたが、その時に色々と自分なりに工夫したりして、対応した経験が現在にも根付いています。
それにより、「マルチタスク」、「時短」、「問題提起/課題解決」といったことが身につきました。
今回、この3つを取り組む際に、日常業務として取り組むことができる5つの事をまとめてみました。

■記事内リンク

1.メモ/情報整理はOneNoteを利用する

2.to doリストを記載し、優先度を設ける

3.Shift+windiowsボタン+s、windows+vを利用する

4.よく使うワードは単語登録する

5.一日一日を振り返る

□1.メモ/情報整理はOneNoteを利用する

メモ/情報整理はOneNoteを利用する

こちらは、以前の記事でもご紹介しました。
業務でメモ、情報を整理する場合、私はOneNoteを利用しています。
業務でMicrosoft系(ofice365)を利用されている場合は、無料で利用することができます。
また、個人用としても、Outlookアカウントのあれば、こちらも無料で利用することができます。

・Microsoft365
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onenote/digital-note-taking-app

・個人用OneNote
https://www.onenote.com/download?omkt=ja-JP

OneNoteのメリット、デメリットについて、述べたいと思います。

◇メリット

メリットとして、以下のことが挙げられます。
・クロスプラットフォームで利用できる
・文字、画像、動画などファイルを添付できる
・メンバー、チームとの共有ができる
・ブラウザ、エクセル、メモ帳などと別で管理できる
・セクション、ページごとに区分けることができる

◇デメリット

デメリットととしては、以下が挙げられます。
・複数人で同じページ編集すると競合するケースがある

これは、業務に限らずプライベートでも利用できる便利なツールだと私は思っています。
仕事用のOneNote、プライベート用のOneNoteは分けて取り扱っています。

プライベートでは、このブログの記事ネタや、料理をする際のMemoなどをまとめています。
ブログの記事ネタでは、ページごとに下書きを記載しています。

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料理では、WebやYouTubeで覚えた料理の手順などをメモに取り、実際の料理を行う際にiPad等で見ながら行っていたりします。

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OneNoteを利用されていない方は、是非使ってみてください。
色々とはかどると思います。

□2.to doリストを記載し、優先度を設ける

to doリストを記載し、優先度を設ける

これは、出社して、メールチェックと同様に行います。
その日のタスクを明確にして、優先度を決めます。
これをすることで、頭の中で分かっていたとしても、文字に書き起こすことで、タスクが鮮明になります。
また、優先度を決めることで、1日の業務の流れも鮮明になります。
特に集中して行いたいタスクは、午前中に取り組むことが良いでしょう。

私の場合、担当案件のタスク対応時は、テスト計画、テスト設計、ISOドキュメント整理といった文字、文章を書くことを午前中に専念して行っていました。
午前の方が意識がすっきりしていていて、論理的思考がまとまりやすかったです。

◇To Doリストの一例

To Doリストの一例を以下に記載します。

【2022/4/1やること】
(午前)
・メール、セキュリティ(JPCERT等のRSS)情報チェック
・プロジェクトAの朝会
・プロジェクトAのテスト設計
・プロジェクトBのテスト実施

(午後)
・プロジェクトCのテスト設計
・プロジェクトAのMTG

(定時後)
・プロジェクトDのテスト設計
・ISOドキュメント更新、法令調査など

□3.Shift+windiowsボタン+s、windows+vを利用する

Shift+windiowsボタン+s、windows+vを利用する

こちらも以前紹介したWindowsショートカットキー関連となります。

・Shift+windiowsボタン+s
「Shift+windiowsボタン+s」は、スクリーンキャプチャとなります。
テスト実施をメインで業務を行っている方は、不具合を発見した場合、スクリーンキャプチャを行うと思います。
Ctrl+ScreenCaptureボタン、Ctrl+Alt+ScreenCaptureボタンでもスクリーンキャプチャは可能ですが、「Shift+windiowsボタン+s」の場合、範囲を指定してキャプチャできること、「Shift+windiowsボタン+s」を推した瞬間の画面を一時的に静止した状態でキャプチャすることができます。

私の場合、不具合のスクリーンキャプチャの他、一時的にMemoを取る場合や、オンラインでのMTGで資料を提示された際に使用しています。
各キャプチャしたものは、Ctrl+vでOneNoteへ一時的に張り付けたりしています。

・windws+v
「windws+v」は、クリップボードを表示します。
上記のキャプチャの他にも、テキスト等コピーした内容を数十件保存されており、そこから選んで貼り付けすることができます。
テスト実施時などは、テストケースにもよると思いますが、テスト実施結果を記入する際、コピーペーストを多用すると思います。
直前でコピーしたものは、Ctrl+vで貼り付けすることができますが、2,3よりも前にコピーしたものを張り付ける場合にできないため、Windows+vが重宝します。

またwindws+vは、絵文字、GIF画像をリストから張り付けることもできます。
色々と面白いですね。

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□4.よく使うワードは単語登録する

よく使うワードは単語登録する

これは、画面右下等タスクバーに表示されている日本語文字入力の「あ」を右クリック⇒単語の追加選択で、設定することができます。

「単語登録の設定方法」
単語登録は簡単です。
①品詞設定(名刺、人名、地名、その他から選択)
②登録したい単語、ワードを「単語」のテキストボックスに入力
③「よみ」の部分にワード、単語を示す文字列を設定し、Enterキーを押す。

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例:単語:authenticator、よみ:あうt
これは、ログインのテスト設計で、Microsoft社の「authenticator」と呼ばれる二要素認証(6桁のコード生成)ツールを使用したケースの例となります。「authenticator」という文字は13のアルファベットを入力する必要がありますが、単語設定に登録しておけば、「あうt」の3文字で入力変換することができます。
10文字分、省力することができます。

・tabキーで候補から選択

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テスト計画、設計など文字をよく入力する方は、朝一で、上記単語登録のウィンドウを表示し、1日の業務内で繰り返し、記述する文字がある場合、単語登録してみてください。
以下の効果が表れると思います。

◇単語登録の積み重ねでテキスト入力で時短できる

最初はなれないかもしれませんが、1単語で「数秒」時間が短縮できます。
これを積み重ねることで、1時間で数分、1日に十分近く、1週間で1時間に近いほど、時短ができます。

◇単語の文字の「ゆれ」を無くし、統一した文字入力ができる

これは文字入力ミスにもつながり、ドキュメント等、同じ単語で統一して書く場合に有効です。
テスト設計など、1日では終わらない作業を数日またいで行う際、日によって単語の表現がゆれるケースがあります。
そのような場合にも、単語登録することで、統一した単語で表記することができます。

◇テキストを書く労力が軽減できる

1日に7プロジェクトを対応していると、日々迫てくる納期と疲れ、焦りなどから神経痛や、腱鞘炎が1,2週間続くことがありました。
この当時、他のスタッフよりも、1.5倍、2倍近い分量のテキストを書いており、神経痛や腱鞘炎でボロボロになりながらも業務にあたっていました。
1プロジェクトのテスト設計を1人で、2500ケースを3週間前後で対応していたころです。
(このほかにも、同時進行で2プロジェクトの納期も近づいており、かなりの作業ボリュームであったと思います。)

単語登録をするようになってからは、以前と同じボリュームのテキストを入力したとしても、それほど腱鞘炎での指、手の痛みはなくなりました。

□5.一日一日を振り返る

一日一日を振り返る

唐突ではありますが、皆さんは業務での「日報」は毎日書いていますか?
前日の内容をコピー&ペーストしていませんか?
コピー&ペーストは楽ですが、それでは日々の業務の振り返り、成果の積み上げに結びつかないと思います。

5分前後でもよいので、箇条書きで1日に行ったタスクをリストアップしてみてください。
そこから、そのタスクに対して、完了した、または明日も引き続き行うなどを記録してみてください。

2つ目に挙げたTo Doリストに「チェック」を付けるだけでも良いかと思います。

自身の「成果」がわかるようになります。
その「成果」を1つずつ積み上げていくことで、「成長」へとつながると思います。

私は、業務の他、プライベートでも一日一日の振り返りの他、週ごとの振り返りも行っています。
一日一日の振り返りの成果は微々たるものですが、それが一週間になると、結構な積み上げを実感できます。

例として、一日の読書を30分行い、それを1週間継続したとなると210分(3時間30分)の取り組みになり、ページ数も明確に読み進んでいることがわかると思います。

また、振り返りを行うことで、気持ちが整理できて、明日へ前向きに臨むことことができると思います。

□最後に

以上、Windowsでの日常業務に関する効率化について、ご紹介致しました。
次回も業務やプライベートでも役立ちそうな内容をご紹介していきたいと思います。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

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